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Année de la demande : 2009
Demandeur :
Psychologue (Secteur non précisé)
Contexte :
Questionnement professionnel personnel
Objet de la demande :
Écrit d’un psychologue
Précisions :
Dossier institutionnel
Questions déontologiques associées :
- Écrits psychologiques (Archivage (conservation des documents psychologiques au sein des institutions : dossiers, notes personnelles, etc.))
- Responsabilité professionnelle
- Secret professionnel (Notes cliniques personnelles)
- Continuité de l’action professionnelle /d’un traitement psychologique
- Écrits psychologiques (Protection des écrits psychologiques (pas de modification ou de transmission sans accord du psychologue))
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La commission traitera des questions suivantes :
- Modalités de conservation des documents
- Modalités de transmission de documents à un successeur
Modalités de conservation des documents
Deux articles du Code vont servir de guide pour traiter ce premier point :
Article 12 - Le psychologue est seul responsable de ses conclusions. Il fait état des méthodes et outils sur lesquels il les fonde, et il les présente de façon adaptée à ses différents interlocuteurs, de manière à préserver le secret professionnel. […] Lorsque ces conclusions sont présentées à des tiers, elles ne répondent qu'à la question posée et ne comportent les éléments d'ordre psychologique qui les fondent que si nécessaire.
Article 20 - Le psychologue connaît les dispositions légales et réglementaires issues de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. En conséquence, il recueille, traite, classe, archive et conserve les informations et données afférentes à son activité selon les dispositions en vigueur. Lorsque ces données sont utilisées à des fins d'enseignement, de recherche. de publication, ou de communication, elles sont impérativement traitées dans le respect absolu de l'anonymat, par la suppression de tout élément permettant l'identification directe ou indirecte des personnes concernées, ceci toujours en conformité avec les dispositions légales concernant les informations nominatives.
Il est nécessaire de distinguer :
- Les notes personnelles du psychologue, prises au cours des entretiens, contextuelles, qui n’ont d’utilité que pour lui-même et l’ajustement de l’accompagnement de la personne suivie,
- Les informations plus générales, comportant les conclusions du psychologue nécessaires à la globalité de la prise en charge, et qui constituent le dossier de la personne accompagnée au sein du service qui emploie le psychologue
La demandeuse ne précise pas si les dossiers concernés comportent uniquement les notes des psychologues et s’il existe un dossier distinct conservé par le service, où figurent les conclusions des psychologues pour chaque personne reçue.
En effet, les notes du psychologue ont vocation à être détruites par leur auteur, dès lors qu’elles ne lui sont plus utiles, pour la préservation du secret professionnel.
Quant au dossier général, pouvant comporter les conclusions du psychologue, et consultable par l’intéressé, la durée de conservation de ces données est généralement réglementée au sein de chaque service ainsi que leur anonymisation en cas de conservation pour des études ou recherches ultérieures.
Modalités de transmission à un successeur
Il n’y a pas d’article spécifique du Code abordant cette question. Néanmoins, nous pouvons trouver des éléments de réflexion et de réponse à l’article 16 du Code. Cet article traite d’un cas particulier, dont nous pouvons tirer des enseignements généraux :
Article 16 - Dans le cas où le psychologue est empêché de poursuivre son intervention. il prend les mesures appropriées pour que la continuité de son action professionnelle soit assurée par un collègue, avec l'accord des personnes concernées, et sous réserve que cette nouvelle intervention soit fondée et déontologiquement possible.
Ainsi, en cas de départ, le psychologue ne transmet à un successeur que les informations nécessaires à la continuité de sa mission.
Or, dans la situation présentée, la question de la continuité ne se pose pas puisque les documents concernent des personnes qui ne sont plus suivies dans ce service. Par ailleurs, les notes personnelles et donc contextuelles n’ont pas été détruites par leurs auteurs.
Par ailleurs, on ne saurait trop conseiller aux psychologues d’anticiper sur l’avenir, en veillant à la gestion régulière de leurs dossiers, afin que les notes, prises au cours des entretiens avec les personnes qu’ils reçoivent, ne restent pas après leur départ.
En effet, leurs successeurs risquent d’être dans l’embarras pour traiter ce problème, d’autant que l’article 14 nous indique que :
Article 14. […] Le psychologue n'accepte pas que d'autres que lui-même modifient, signent ou annulent les documents relevant de son activité professionnelle.
Dans la situation présentée, afin de préserver la confidentialité des entretiens et l’intimité des personnes concernées, la CNCDP estime que la psychologue peut mettre de l’ordre dans les dossiers de ses prédécesseurs, ne conserver que ceux qui seraient encore d'actualité et en tout état de cause supprimer les notes personnelles.
Pour la CNCDP
La Présidente
Anne Andronikof
Articles du code cités dans l'avis : Articles 12, 14, 16, 20 |
