Année de la demande : 2013

Demandeur :
Psychologue (Secteur Libéral)

Contexte :
Questionnement professionnel personnel

Objet de la demande :
Organisation de l’exercice professionnel
Précisions :
Conditions matérielles

Questions déontologiques associées :

- Confidentialité
- Continuité de l’action professionnelle /d’un traitement psychologique
- Écrits psychologiques (Archivage (conservation des documents psychologiques au sein des institutions : dossiers, notes personnelles, etc.))
- Écrits psychologiques (Protection des écrits psychologiques (pas de modification ou de transmission sans accord du psychologue))
- Information sur la démarche professionnelle
- Respect de la loi commune
- Secret professionnel (Compte rendu, écrit professionnel)
- Transmission de données psychologiques

La Commission a mené sa réflexion uniquement sur les questions posées du point de vue de l'exercice professionnel du psychologue et non du point de vue des autres spécialités professionnelles de la demandeuse. Elle se propose donc de traiter les points suivants :

- La durée de conservation des comptes rendus et celle des notes personnelles du psychologue,

- Les modalités de l’arrêt de l’activité du psychologue

1. La durée de conservation des comptes rendus et des notes personnelles du psychologue

Le code de déontologie des psychologues rappelle que le psychologue se réfère aux textes de loi en vigueur dans son exercice professionnel :

Principe 1 : Respect des droits de la personne

Le psychologue se réfère aux principes édictés par les législations nationale, européenne et internationale sur le respect des droits fondamentaux des personnes, et spécialement de leur dignité, de leur liberté et de leur protection […].

Il n'existe pas de législation spécifique concernant la durée de conservation des données à caractère personnel que représentent les comptes rendus et notes personnellesd'un psychologue exerçant en libéral. Celui-ci se réfère donc pour cette question à la loi commune dans son exercice professionnel, ici la Loi du 6 janvier 1978 modifiée (CNIL), relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, qui renvoie à la protection des données personnelles, notamment pour ce qui concerne la vie privée et les libertés de la personne. L'article 26 du code de déontologie explicite cette démarche :

Article 26 : Le psychologue recueille, traite, classe, archive, conserve les informations et les données afférentes à son activité selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur. Il en est de même pour les notes qu'il peut être amené à prendre au cours de sa pratique professionnelle [...]

Néanmoins, quand il s’engage dans une intervention, le psychologue informe la personne des modalités avec lesquelles il va recueillir les différentes données qui lui permettront par la suite, si besoin, d’établir un document écrit : rapport, compte rendu, avis…

Article 9 […] Il (le psychologue) a donc l’obligation de les informer de façon claire et intelligible des objectifs, des modalités, des limites de son intervention et des éventuels destinataires de ses conclusions.

La durée de conservation de ces données peut donc faire partie de ces modalités. Généralement, celle-ci n’excède pas la durée nécessaire au suivi, au traitement, à l’intervention ou à la prise en charge de la personne. Dans la situation présentée, la psychologue mettant fin à son activité libérale, il n’y aura donc plus ni suivi, ni poursuite d’intervention. En conséquence, on peut considérer que les données recueillies n'ont plus lieu d’être.

Il reste que si la demandeuse souhaite utiliser certains documents de travail à des fins de publication ou de recherche, ceux-ci peuvent alors être conservés mais en étant anonymés.

Article 26 (déjà cité) : […] Lorsque ces données sont utilisées à des fins d'enseignement, de recherche, de publication ou de communication, elles sont impérativement traitées dans le respect absolu del'anonymat.

A noter que tout au long de sa carrière, le psychologue doit se soucier de la manière dont ses dossiers sont rangés, classés et archivés.

Les modalités de l’arrêt de l’activité du psychologue

La situation présentée par la demandeuse fait état d'un départ volontaire et anticipé. Seront examinés ici d’une part, ce qui relève des documents écrits et d’autre part, ce qui relève du suivi des personnes.

Concernant les documentsécrits, il y a lieu de différencier les notes personnelles et les comptes rendus.

Considérant que les notes personnelles appartiennent, comme le qualificatif l'indique, au psychologue lui-même, la Commission estime que celles-ci peuvent tout à fait être détruites à la fin de l'exercice professionnel du psychologue, afin de préserver la vie privée de la personne.

La remise en main propre des comptes rendus à la personne ou à un tiers destinataire répond aux exigences de garantie du secret professionnel et aux modalités de transmission  prévues par le Code :

Principe 1 (déjà cité)

Il (le psychologue) respecte la vie privée et l'intimité des personnes en garantissant le respect du secret professionnel […].

Article 7 : Les obligations concernant le respect du secret professionnel s’imposent quel que soit le cadre d’exercice.

Article 16 : Le psychologue présente ses conclusions de façon claire et compréhensible aux intéressés.

Si, en revanche, ceux-ci n’ont pas été remis à la personne, ou aux parents demandeurs, dans le cas d’enfant mineur, et seulement si le psychologue l’estime nécessaire, il peut être pertinent, afin de respecter l’esprit du Code, de les informer que lesdits documents sont à leur disposition dans les conditions fixées par le psychologue. Effectivement, comme nous l’avons souligné plus haut, les personnes peuvent interroger le psychologue sur le devenir des documents les concernant ou le cas échéant, demander la communication des conclusions sous une forme accessible. (Article 16 déjà cité).

Concernant le suivi des personnes, l’article 22 indique au psychologue qu’une anticipation de l’arrêt de l’activité va permettre au mieux d’organiser si besoin le suivi ou la prise en charge des personnes.

Article 22 : Dans le cas où le psychologue est empêché ou prévoit d'interrompre son activité, il prend, avec l'accord des personnes concernées, les mesures appropriées pour que la continuité de son action professionnelle puisse être assurée.

C’est d’ailleurs ce qui a été fait parla demandeuse, en proposant une orientation travaillée et élaborée avec les personnes suivies.

Cependant, s’il s'avère indispensable de transmettre des éléments à un confrère, le psychologue doit d’une part s’assurer de l’assentiment de la personne,et d’autre part ne transmettre que les informations qu’il jugerait nécessaires à la continuité de sa mission. Ces deux recommandations figurent dans l’article 17.

Article 17 : Lorsque les conclusions du psychologue sont transmises à un tiers, elles répondent avec prudence à la question posée et ne comportent les éléments d’ordre psychologique qui les fondent que si nécessaire. La transmission à un tiers requiert l'assentiment de l'intéressé ou une information préalable de celui-ci.

En conclusion :

Ainsi, quel que soit le motif de la fin de l’activité, une anticipation des modalités de fin constitue une des meilleures garanties pour que celle-ci se réalise dans de bonnes conditions tant du point de vue des personnes que de celui du psychologue. En tout état de cause, rien ne s’oppose à ce que la demandeuse, ici, fasse une annonce dans un journal local pour informer de la cessation de son activité libérale.

Pour la CNCDP

La Présidente

Claire Silvestre-Toussaint